Options d’appels pour rejoindre la téléconférence

ANIMATEUR : Démarrez votre téléconférence AudioOne localement

Peu importe où se trouvent l’organisateur et ses participants…

Étape 1 : Composez le numéro d’accès local ou international selon où vous vous trouvez .

ANIMATEUR & PARTICIPANTS : Rejoignez votre téléconférence AudioOne depuis l’étranger

Étape 1 : Composez le numéro d’accès local ou international selon le pays à partir duquel vous téléphonez.

Alternative à l’utilisation des numéros d’accès locaux/internationaux : la SALLE DÉDIÉE

Lorsqu’un Numéro de salle dédiée est utilisé, la salle dédiée correspond à un numéro de téléphone.

L’animateur, M.Dupont, et ses participants, en France, composeront :
0182881111 (lorsque le numéro de salle dédiée française est 33182881111)
Puis, uniquement pour l’animateur le code PIN #

Les participants étrangers, en dehors de la France, composeront simplement :
+33182881111 (numéro de salle dédiée et d’accès français à l’international), mais ils supporteront le coût de la communication internationale.

OU

L’utilisation de la salle dédiée est aussi compatible avec les numéros d’accès locaux/internationaux, auquel cas il faut composer le numéro d’accès local ou international selon le pays où l’on se trouve,
Puis le numéro de salle dédiée 33182881111 #,
Puis uniquement pour l’animateur le code PIN #

Si l’animateur ne souhaite pas que les participants paient le prix d’un appel international, il a la possibilité d’appeler les participants partout dans le monde. Pour connaître le coût des appels sortants par minute pour chaque pays, veuillez contacter un cadre commercial MeetingOne.
N.B. : Les appels sortants ne sont activés par défaut que vers certains pays, pour les autres, veuillez contacter le service client.

ANIMATEUR : Appelez un ou plusieurs Participants

Peu importe où se trouve l’organisateur et ses participants…

Étape 1 : Entrez dans votre salle de téléconférence en tant qu’Animateur.
Par exemple, en composant votre numéro d’accès local, suivi de le numéro de salle AudioOne # et pour finir le PIN code#.

Une fois dans votre salle téléphonique, à tout moment vous pouvez appeler un participant en composant sur le clavier de votre téléphone la commande suivante:

Étape 2 : Composez Numéro de téléphone du participant à l’international #.

Peu importe où se trouve le participant, dans le bureau d’à côté ou de l’autre côté de la planète, vous devez toujours composer le numéro de téléphone au format international : 00 + code pays + numéro de téléphone.

Exemple : Pour appeler un participant français, composez le 00 33 234567890#, un participant belge : 00 32 23456789#, etc.

Étape 3 : Le participant décroche. Il a rejoint votre téléconférence.

Entre le moment où vous appelez le participant et le moment où le participant décroche, il est normal que vous n’entendiez aucune tonalité téléphonique dans votre salle d’audioconférence, ceci afin de ne pas déranger la réunion en cours (si jamais vous êtes déjà avec d’autres participants)…

Si personne ne répond ou que le numéro est erroné, un message audio sera diffusé à l’Animateur uniquement.

Remarque : Si un répondeur décroche, ou vous souhaitez simplement interrompre l’appel du dernier participant appelé, vous pouvez composer à tout moment le 8#.

Étape 4 : Appelez le participant suivant.

Dès que le premier participant a décroché, vous pouvez initier un appel vers un autre participant, tel que indiqué à l’Étape 2. Il est aussi tout à fait possible de ne pas attendre que le premier participant ait décroché pour appeler un deuxième participant, ou d’appeler plusieurs participants à la fois (fonctionnalité disponible via l’outil web Click&Meet), mais dans ces cas-là, il vous sera très difficile d’interrompre un des appels qui aura abouti par exemple sur un répondeur, à moins que vous n’utilisiez encore une fois Click&Meet.
Click&Meet vous permet aussi de gérer un répertoire téléphonique dans votre salle AudioOne afin de pouvoir préparer tranquillement, à l’avance, les appels que vous aurez à passer pendant votre téléconférence : ainsi vous créez un contact par numéro de téléphone et le jour J, pendant votre téléconférence, cliquez sur le contact pour pouvoir l’appeler. Vous n’avez plus de commandes ou numéros de téléphone à composer au téléphone.

HÔTE & PARTICIPANT ADOBE CONNECT : Démarrer l’intégration audio depuis Connect

Bien paramétrer l’audio de votre réunion Connect, pour bien démarrer l’audio de la salle Connect…

Veuillez vous référer à la section Bien Démarrer de notre page Support Adobe Connect si jamais vous avez besoin d’aide pour intégrer votre salle de réunion téléphonique.

La salle Connect est ouverte et, de préférence, la salle AudioOne intégrée a déjà été elle-aussi ouverte par l’Animateur. Les participants peuvent alors arriver. A tout moment, une fois que l’Hôte a ouvert ses salles audio et web, il peut démarrer le son de la réunion via le menu Service Audio > Démarrer le son de la réunion. Dès lors, une petite fenêtre s’affiche sur son écran et, éventuellement, selon les paramètres audio configurés pour la réunion, chez tous les participants Connect.

Afin d’accéder à la fenêtre des Paramètres du Profil Audio, veuillez aller dans le menu Service Audio > Paramètres de Conférence Audio.
Vous pouvez aussi y accéder via le menu Réunion > Préférences… > Conférence Audio.

Veuillez trouver ci-dessous les différentes possibilités selon le paramétrage audio choisi dans Connect :

Paramétrage 1 – Par défaut – Universal Voice (UV)

Description du paramétrage par défaut avec UV – sont activés les options suivantes :

• A l’aide d’un microphone
• Utilisation du téléphone
  • Diffuser le son de la téléphonie (toujours grisée – ne peut être modifiée – le son du téléphone est diffusé dans la salle Connect)
  • Fournir aux participants les informations détaillées de connexion (lié l’option audio : Connexion à la conférence audio par téléphone)
  • Offrir aux participants la possibilité d’accéder à la conférence en cours (lié l’option audio : Accès en cours de conférence [Recevoir un appel de la réunion])
    

Les Hôtes, Présentateurs et Participants Connect verront chacun s’afficher sur leur écran les 3 options audio qui leur sont proposées, soit :

1. Accès en cours de conférence [Recevoir un appel de la réunion]
   En sélectionnant cette option l’utilisateur peut se faire appeler sur sa ligne directe, tout simplement en sélectionnant son code pays, puis en entrant son propre numéro de téléphone sans l’éventuel zéro démarrant son numéro local.
   Exemple : Pour se faire appeler un utilisateur français dont le numéro de téléphone serait le +33 (0)1 23 45 67 89, sélectionnerait le code pays +33 (FRA) et entrerait le 123456789.
   Il finit par cliquer sur le bouton Rejoindre. La fenêtre disparaît.
2. Connexion à la conférence audio par téléphone
   En sélectionnant cette option l’utilisateur doit appeler la salle d’audio conférence en passant par un numéro d’accès local (ou international), puis le numéro de salle AudioOne suivi de # (l’Animateur devrait en plus entrer son Code PIN suivi de #) pour rejoindre la conférence audio.
   Ensuite, il regarde à nouveau la fenêtre d’option Rejoindre la conférence audio de l’interface Connect, deux possibilités s’offrent à lui,

1. soit il clique juste sur le bouton Terminé pour faire disparaître la fenêtre, mais alors, dans le module Liste des Participants, deux connexions seront listées pour ce même utilisateur : une pour la connexion Connect, une pour sa connexion téléphonique intégrée.
2. soit il fusionne ses deux connexions le représentant dans le module Liste des Participants.
   Fusion de l’utilisateur audio & web depuis son propre téléphone : Pour ce faire, il fait défiler le message jusqu’en bas afin de prendre connaissance de son code d’identification qui commence toujours par *65*, les quatre chiffres aléatoires suivants changent pour chaque session Connect et pour chaque utilisateur, et fini toujours par #.
   Exemple de code d’identification : *65*5178#
   Il tape ce code sur son téléphone, une très brève mélodie y est alors jouée et la fenêtre d’option Rejoindre la conférence audio disparaît automatiquement de l’interface Connect. L’utilisateur Connect voit alors apparaître à droite de son nom dans le module Liste des participants une icône de téléphone (qui change selon s’il parle ou pas, si son micro est coupé…).
   La fusion de l’utilisateur audio & web permet aisément de savoir à tout moment qui parle (surtout si à la place de son nom seul son numéro de téléphone apparaît)…

• A l’aide d’un microphone (ordinateur/périphérique)
  Cliquez simplement sur un des boutons Rejoindre ou Écouter uniquement afin de faire disparaître la fenêtre d’option Rejoindre la conférence audio.

Ce paramétrage permet d’avoir des utilisateurs audio qui utiliseront une ligne téléphonique, d’autres qui n’utiliseront que la VoIP Connect pour écouter la conférence, voire parler grâce à leur microphone d’ordinateur (dans ce cas précis, nous recommandons très vivement d’utiliser un micro-casque afin d’éviter de générer de l’écho dans la conférence), et chacun sera capable de communiquer avec les autres…

Les enregistrements Connect incluront toutes les pistes audio : VoIP et téléphonique.

Paramétrage 2 – L’audio intégré (conférence téléphonique)

Description du paramétrage par défaut avec UV – sont activés les options suivantes (A l’aide d’un microphone est décoché) :

• Utilisation du téléphone
  • Diffuser le son de la téléphonie (n’est plus grisée – peut être modifiée si on ne veut pas que le son de la conférence téléphonique ne soit retransmis dans la conférence Connect en VoIP – L’enregistrement Connect ne contiendra pas de piste audio)
  • Fournir aux participants les informations détaillées de connexion (lié l’option audio : Connexion à la conférence audio par téléphone)
  • Offrir aux participants la possibilité d’accéder à la conférence en cours (lié l’option audio : Accès en cours de conférence [Recevoir un appel de la réunion])

Les Hôtes, Présentateurs et Participants Connect verront chacun s’afficher sur leur écran les 2 options audio qui leur sont proposées, soit :

1. Accès en cours de conférence [Recevoir un appel de la réunion]
   En sélectionnant cette option l’utilisateur peut se faire appeler sur sa ligne directe, tout simplement en sélectionnant son code pays, puis en entrant son propre numéro de téléphone sans l’éventuel zéro démarrant son numéro local.
   Exemple : Pour se faire appeler un utilisateur français dont le numéro de téléphone serait le +33 (0)1 23 45 67 89, sélectionnerait le code pays +33 (FRA) et entrerait le 123456789.
   Il finit par cliquer sur le bouton Rejoindre. La fenêtre disparaît.
2. Connexion à la conférence audio par téléphone
   En sélectionnant cette option l’utilisateur doit appeler la salle d’audio conférence en passant par un numéro d’accès local (ou international), puis le numéro de salle AudioOne suivi de # (l’Animateur devrait en plus entrer son Code PIN suivi de #) pour rejoindre la conférence audio.
   Ensuite, il regarde à nouveau la fenêtre d’option Rejoindre la conférence audio de l’interface Connect, deux possibilités s’offrent à lui,

1. soit il clique juste sur le bouton Terminé pour faire disparaître la fenêtre, mais alors, dans le module Liste des Participants, deux connexions seront listées pour ce même utilisateur : une pour la connexion Connect, une pour sa connexion téléphonique intégrée.
2. soit il fusionne ses deux connexions le représentant dans le module Liste des Participants.
   Fusion de l’utilisateur audio & web depuis son propre téléphone : Pour ce faire, il fait défiler le message jusqu’en bas afin de prendre connaissance de son code d’identification qui commence toujours par *65*, les quatre chiffres aléatoires suivants changent pour chaque session Connect et pour chaque utilisateur, et fini toujours par #.
   Exemple de code d’identification : *65*5178#
   Il tape ce code sur son téléphone, une très brève mélodie y est alors jouée et la fenêtre d’option Rejoindre la conférence audio disparaît automatiquement de l’interface Connect. L’utilisateur Connect voit alors apparaître à droite de son nom dans le module Liste des participants une icône de téléphone (qui change selon s’il parle ou pas, si son micro est coupé…).
   La fusion de l’utilisateur audio & web permet aisément de savoir à tout moment qui parle (surtout si à la place de son nom seul son numéro de téléphone apparaît)…

Paramétrage 2a – L’audio intégré (conférence téléphonique) sans appels sortants pour les participants

Description du paramétrage par défaut avec UV – sont activés les options suivantes (A l’aide d’un microphone & Offrir aux participants la possibilité d’accéder à la conférence en cours sont décochés) :

• Utilisation du téléphone
  • Diffuser le son de la téléphonie (n’est plus grisée – peut être modifiée si on ne veut pas que le son de la conférence téléphonique ne soit retransmis dans la conférence Connect en VoIP – L’enregistrement Connect ne contiendra pas de piste audio)
  • Fournir aux participants les informations détaillées de connexion (lié l’option audio : Connexion à la conférence audio par téléphone)

Les Hôtes et Présentateurs verront toujours les 2 options précédentes s’afficher.
Par contre, les Participants Connect ne verront eux s’afficher sur leur écran que l’option :

2. Connexion à la conférence audio par téléphone.

Paramétrage 2b – L’audio intégré (conférence téléphonique) avec uniquement les appels sortants

Description du paramétrage par défaut avec UV – sont activés les options suivantes (A l’aide d’un microphone & Fournir aux participants les informations détaillées de connexion sont décochés) :

• Utilisation du téléphone
  • Diffuser le son de la téléphonie (n’est plus grisée – peut être modifiée si on ne veut pas que le son de la conférence téléphonique ne soit retransmis dans la conférence Connect en VoIP – L’enregistrement Connect ne contiendra pas de piste audio)
  • Offrir aux participants la possibilité d’accéder à la conférence en cours (lié l’option audio : Accès en cours de conférence [Recevoir un appel de la réunion])

Les Hôtes et Présentateurs verront toujours les 2 options précédentes s’afficher.
Par contre, les Participants Connect ne verront eux s’afficher sur leur écran que l’option :

1. Accès en cours de conférence [Recevoir un appel de la réunion]

Paramétrage 1 – Par défaut – Universal Voice (UV)

Description du paramétrage par défaut avec UV – sont activés les options suivantes (Utilisation du téléphone est décoché) :

• A l’aide d’un microphone

Les Hôtes, Présentateurs et Participants Connect ne verront pas s’afficher sur leur écran la fenêtre d’option Rejoindre la conférence audio.

Ils seront tous par défaut en VoIP uniquement, aucune conférence téléphonique ne sera intégrée. L’option Autoriser les participants à utiliser un microphone doit être cochée pour que le bouton du microphone apparaisse sur leur interface Connect et puisse être utilisé.

ANIMATEUR – HÔTE ADOBE CONNECT : Appelez un Participant depuis Connect

Une fois que les salles AudioOne et Connect sont ouvertes et intégrées…

Veuillez vous référer à la section Bien Démarrer de notre page Support Adobe Connect si jamais vous avez besoin d’aide pour intégrer votre salle de réunion téléphonique.

Donc, une fois que vous avez ouvert vos salles audio et web, puis démarré le son de la réunion (menu Service Audio > Démarrer le son de la réunion), plusieurs solutions s’offrent à vous pour appeler un utilisateur depuis votre salle de web-conférence Adobe Connect :

Possibilité 1 – Appeler un nouvel utilisateur

Depuis le menu Service Audio, cliquez sur Appeler un nouvel utilisateur…
Une petite fenêtre s’affiche alors vous demandant d’entrer le nom du nouvel utilisateur et son numéro de téléphone (sélection de son code pays + numéro du participant, sans l’éventuel zéro démarrant le numéro local).

Exemple : Pour appeler un participant français dont le numéro de téléphone serait le +33 (0)1 23 45 67 89, sélectionnez le code pays +33 (FRA) et entrez le 123456789.

Le participant décroche. Il a rejoint votre téléconférence.

Entre le moment où vous appelez le participant et le moment où le participant décroche, il est normal que vous n’entendiez aucune tonalité téléphonique dans votre salle, ceci afin de ne pas déranger la réunion en cours.

Idéalement, cette possibilité convient lorsque vous appelez un participant qui n’est pas déjà présent dans Adobe Connect.

Fusion du participant audio & web depuis Adobe Connect : Toutefois, s’il est déjà présent dans la salle Adobe Connect, vous pourrez alors fusionner le participant correspondant à l’interface Connect au participant téléphonique à partir du module Liste des Participants. Pour ce faire, sélectionnez ces deux connexions (le participant correspondant à l’interface Connect et le participant téléphonique) et cliquez sur le menu Fusionner les Utilisateurs qui apparaît alors à l’écran.

La multi-sélection est possible dans le module Liste des Participants grâce à la touche CTRL de votre clavier que vous maintenez appuyée pendant que vous cliquez avec votre souris sur les deux participants audio et web désirés.

Dès que la fusion est achevée, dans la Liste des Participants, un seul utilisateur apparaît pour ces deux connexions, sous le nom du participant web suivi à sa droite d’une icône de téléphone (qui change selon s’il parle ou pas, si son micro est coupé ou pas…).

Attention : Une fois la fusion réalisée, il ne sera plus possible de la défaire. Ne vous trompez pas!

La fusion du participant audio & web permet aisément de savoir à tout moment qui parle (surtout si, à la place de son nom, seul son numéro de téléphone apparaît)…

Si vous souhaitez éviter de devoir fusionner les utilisateurs ainsi appelés, préférez la possibilité suivante :

Possibilité 2 – Appeler une personne présente dans la Liste des Participants

Depuis le module Liste des Participants, sélectionnez le participant désiré, puis cliquez sur le bouton Options de module (représenté par 4 lignes à droite du nom du module Liste des Participants),  puis sur Options du participant > Appeler l’utilisateur sélectionné… Entrez alors le numéro de téléphone à l’international du participant (sélection de son code pays + numéro du participant, sans l’éventuel zéro démarrant le numéro local), et finalement cliquez sur le bouton Appeler.

Exemple : Pour appeler un participant belge dont le numéro de téléphone serait le +32 (0)1  234 56 78, sélectionnez le code pays +32 (BEL) et entrez le 12345678.

Il se peut que le numéro de téléphone soit déjà entré lors d’une précédente réunion ou tentative. Vérifiez toujours qu’il n’y ait pas d’erreur dans le numéro de téléphone avant d’appuyer sur le bouton Appeler.

Le participant décroche. Il a rejoint votre téléconférence.

Raccrocher un participant :

A tout moment, l’Hôte Connect peut raccrocher un des participants téléphoniques à partir de l’interface web, sans le déconnecter d’Adobe Connect.

Depuis le module Liste des Participants, sélectionnez le participant désiré, puis cliquez sur le bouton Options de module (représenté par 4 lignes à droite du nom du module Liste des Participants),  puis sur Options du participant > Raccrocher.

Le hôte Connect peut aussi, entre autre :

• le mettre en silence (couper le micro de son téléphone pour qu’il ne soit plus entendu dans la conférence)
• le mettre en attente (il n’entend plus ce qui se passe dans la conférence et n’est plus entendu dans la conférence)
• Exclure l’utilisateur sélectionné (les connexions web et téléphonique de cet utilisateur seront déconnectées respectivement des salles audio & web).